Essencial Gestão de Condomínios

GESTÃO CONDOMINIAL


Serviços especiais

Além de todos os serviços mencionados e seus diferenciais, a ESSENCIAL coloca à disposição de seus clientes alguns serviços especiais, conforme a necessidade de cada condomínio, como:
  • Vistoria Técnica Fotografada, que poderá ser feita periodicamente, traduzindo maior confiabilidade e visualização do local vistoriado, além de documentá-la para futuras providências.
  • Emissão, semestral, de certidões negativas de débitos do condomínio junto aos órgãos Municipais, Estaduais, Federais, FGTS, INSS, Trabalhistas.
  • Emissão anual da certidão do cartório de protesto.
  • Inscrição junto ao INSS, DRT, entre outros órgãos competentes.
  • Alterações da Convenção, elaboração de Regulamento Interno, entre outros.

Atendimento Diferenciado


No intuito de nos adaptarmos ao dinamismo de cada cliente, o atendimento pode ser realizado pessoalmente, via telefone ou via internet (mediante login e senha individual).
  • Mantemos uma linha direta de comunicação, agilizando o atendimento ao seu condomínio.
  • Plantão 24 horas.
  • Troca de prestadores de serviço mediante aprovação do conselho.
  • Todas as alterações que afetam a rotina do condomínio serão efetuadas em conjunto com o conselho.
  • As melhorias que forem realizadas, antes serão aprovadas pelo conselho ou assembleia.
  • Trabalhamos com autonomia de gastos somente até valor estipulado/autorizado pelo condomínio.

Diferenciais

ESSENCIAL On line

Através do nosso site é possível ter acesso às informações individualizadas do Condomínio, considerando-se que:

Por meio de sistema informatizado, realizamos realiza todas as tarefas com segurança e precisão para Assessorar seu condomínio nas áreas contábeis, financeira, cobranças e jurídica.

O Síndico determina quais as informações que cada condômino poderá acessar.

Nossos clientes acompanham online todas as informações de seu condomínio, tais como:
  • Prestação de contas
  • Segunda via do boleto bancário de cobrança da taxa de condomínio
  • Atas de assembleias
  • Convenção e Regulamento Interno
  • Análise e resposta de sugestões ou reclamações dos condôminos
  • Legislação atualizada
  • Links para sites de diversos serviços

ART de Reformas/Obras internas

A ESSENCIAL possui profissional devidamente habilitado para fornecer o Acervo de Responsabilidade Técnica de acordo com a NBR 16.280, para obras do condomínio clientes da Essencial.

Será fornecido no início do contrato um Laudo de Avaliação Técnica, onde avaliará as condições básicas do condomínio nas áreas Civil, Elétrica, Hidráulica, do Trabalho, de Incêndio e Aspectos Gerais emitindo comentários e sugestões que servirão de base para o planejamento de eventuais manutenções que tenham que ser realizadas no prédio.

Meio Ambiente

A empresa também oferece aos condomínios administrados orientação para implantar a coleta seletiva, coleta de óleo, coleta de pilhas e baterias Água - Uso consciente, Energia – Uso consciente.

Descrição dos serviços

Administrativo:

  • Controle de vencimentos dos contratos de manutenção, alvará de incêndio, seguro, limpeza de caixa d’água, dedetização, etc.
  • Suporte e atendimento ao Síndico e condôminos em assuntos relacionados à administração condominial.
  • Convocação e assessoria em assembleia ordinária e extraordinária.
  • Elaboração de editais de convocação para assembleias, circulares, avisos, cartas, advertências, quando necessário ou solicitado.
  • Elaboração de atas e envio de cópia a todos os condôminos, no prazo estabelecido pela Convenção.
  • Organização e assistência de assembleia ordinária anual de prestação de contas.
  • Controle dos mandatos do corpo diretivo, bem como alteração nos órgãos competentes.
  • Aplicação de advertências, notificações e multas, para os casos de infração as normas condominiais.
  • Auxilio na resolução de conflitos entre os condôminos.
  • Cumprimento das deliberações aprovadas em assembleia e as previstas na convenção.
  • Criação, alteração e aprovação de regimentos internos tais como: uso salão de festas, churrasqueira, academia, piscina, brinquedoteca, entre outros.
  • Malote duas vezes por semana, para entrega e retirada de documentos no condomínio.
  • Controle das obras e/ou reformas dos apartamentos, fazendo cumprir a Lei, conforme NBR 16.280.
Manutenção:
  • Negociação com fornecedores e acompanhamento de contratos e orçamentos para serviços com profissionais terceirizados especializados em diversas áreas.
  • Realização de orçamentos, no mínimo 03 (três), para compras e serviços nos seus vencimentos, quando solicitado pelo Síndico ou quando verificado pela Essencial.
  • Controle da agenda de serviços programados obrigatório (seguro predial, dedetização, desratização, limpeza caixa d’água, manutenção para-raios, recarga dos extintores, entre outros) e manutenções do condomínio.
  • Acompanhamento da realização dos serviços sempre que necessário.
  • Controle dos vencimentos das certidões e alvarás: Corpo de bombeiros, Elevadores, Reformas e Obras.
Financeiro:
  • Contas correntes individualizadas para cada Condomínio / Associação.
  • Acompanhamento orçamentário para redução de custos e otimização de recursos.
  • Gerenciamento diário dos saldos, de forma que os recursos remanescentes são aplicados revertendo toda a receita financeira assim auferida em prol do condomínio.
  • Acompanhamento financeiro mensal das contas de fundo de reserva, obras, rateios, etc., aprovados em assembleia.
  • Total controle dos fundos de reservas e obras, evitando o déficit das contas ordinárias do condomínio.
  • Conciliação bancária diária e fluxo de caixa.
  • Baixa em sistema e controle dos recebimentos das cotas condominiais, rateio e etc.
  • Acompanhamento de todos os vencimentos das contas ordinárias do condomínio.
  • Pagamento de contas, prestadores de serviços, taxas, impostos, encargos de responsabilidades do condomínio.
  • Gerenciamento tributário/retenção e confecção de guias para pagamento (ISS/PÍS/COFINS/CSLL/INSS).

Contabilidade:

  • Elaboração da previsão orçamentária mensal e ou anual quando for taxa fixa.
  • Análise mensal das contas visando à redução de custos e otimização de recursos.
  • Emissão mensal dos boletos de cotas condominiais, bem como rateios aprovados, com extrato de prestação de contas a todos os condôminos.
  • Previsão orçamentária anual para cobrança de taxa de condomínio.
  • Cobrança de taxas ordinárias e extraordinárias através de boleto bancário individualizado, contendo balancete das contas do condomínio.
  • Sistema contábil para elaboração dos relatórios mensais de contas.
  • Contabilidade: realização de balancetes e balanço anual.
  • Distribuição mensal do Demonstrativo de Contas aos condôminos.
  • Orientação para gestão dos recursos financeiros do Fundo de Reserva e outros.
  • Apresentação de balancetes e prestação de contas/relatórios financeiros mensais enviando a pasta de documentos de receita e despesas para verificação e aprovação do Síndico e Conselheiros.
  • Analise e revisão dos custos do condomínio, sugerindo adequações ao Síndico e conselheiros conforme identificação de oportunidades de redução.
  • Análise mensal das contas de consumo do condomínio e condôminos.
  • Cadastro do condomínio junto a Receita Federal (emissão do CNPJ).
  • Atualização do CNPJ do condomínio junto a Receita Federal, sempre que ocorrer a troca de Síndico.
  • Declaração anula da DIRF junto a Receita Federal, conciliando os impostos retidos nas notas fiscais do exercício.
Diferencial: Nossa pasta de prestação de contas é apresentada em forma de livro, que subdividem os itens contidos na prestação de contas, facilitando o manuseio e entendimento do balancete. Este livro é entregue ao Corpo Diretivo para aprovação até o vigésimo dia após o encerramento do mês.

Departamento de Pessoal

Com o objetivo de atender a crescente demanda sobre os diversos assuntos relacionados à gestão de pessoal e relações trabalhistas/sindicais, temos oferecido aos nossos clientes a possibilidade de abordar os temas na forma de projetos especiais e específicos, nos encarregamos de fazer toda a rotina trabalhista, dentre os quais destacam-se:
  • Folha de pagamento (salário e adiantamento).
  • Rescisão.
  • Controle de férias.
  • Guias de recolhimento dos encargos sociais, INSS, PÍS, FGTS e contribuição Sindical.
  • Pedido e compra de vale transporte.
  • Pedido e compra de alimentação.
  • Controle de faltas dos funcionários para os descontos de direito do condomínio.
  • Segurança e confiabilidade no recolhimento dos encargos sociais, apresentando certidão negativa periodicamente.
  • Recrutamento, seleção e treinamento de funcionários.
  • Admissão, demissão, homologação e atendimento de Fiscalização do Trabalho.
  • Aplicação de advertências, suspensões e orientações para dispensas motivadas (justa causa).
  • Orientações e esclarecimentos aos funcionários do edifício sobre dúvidas no holerite ou no pagamento.
  • Estudo e adequação da folha de pagamento, evitando o excesso de horas extras, visando reduzir custos ao condomínio.
  • Recolhimento pontual das obrigações e encargos incidentes sobre o vencimento dos funcionários.
  • Pagamentos efetuados através de cartão magnético 24 horas, evitando o transporte de valores ou ausência dos funcionários em seus postos nos dias de pagamentos.
  • Arquivamento e organização de documentação trabalhista e previdenciária, além de orientação sobre escala de funcionários e faixas salariais.
  • Em casos de terceirização do quadro funcional, prestamos total assessoria na contratação da empresa e acompanhamento do cumprimento das obrigações trabalhistas e às normas regulamentadoras.
  • Declaração da RAIS com movimento e negativa.
  • Declaração mensal do CAGED.

Diferencial: Semestralmente enviamos aos nossos clientes certidões negativas do INSS; FGTS e Receita Federal, para confirmação dos recolhimentos.

Cobrança dos Inadimplentes:

Inicia cobrança administrativa amigável imediatamente após atraso de 30 dias nas cotas condominiais. Depois de decorrido o prazo de 90 dias, enviamos para jurídico contratado pelo condomínio judicializar, onde os inadimplentes além das cotas condominiais em atraso, juros, multas, correção monetária reembolsarão as custas processuais e honorários advocatícios.

Todo mês emitiremos um relatório que é anexo no livro de Prestação de Contas, onde informaremos o andamento de cada cobrança e processos em andamento.

A Cobrança é realizada por setor próprio, via postal, telefônica (diurna e noturna) e até mesmo pessoal, em casos mais críticos e mediante solicitação do condomínio.

Como faremos?

  • Envio de cartas de cobrança administrativa no mês subsequente ao vencimento das taxas condominiais.
  • Envio de carta extrajudicial na segunda tentativa de acordo.
  • Envio dos devedores ao jurídico para ingresso da ação judicial.
  • Emissão de boletos dos acordos realizados junto ao jurídico.
  • Acompanhamento dos pagamentos dos acordos extrajudiciais.
  • Acompanhamento da inadimplência e processos judiciais.
  • Emissão de certidão negativa de débitos/nada consta para os condôminos.
  • Procedimentos para corte de água, gás, protesto do boleto no cartório de títulos e documentos entre outras penalidades cabíveis para a unidade inadimplente de forma a resguardar o condomínio.


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